vendredi 28 février 2014

Inbox zero ? Comment c'est possible ?

Quand Boite de réception rime avec avalanche de mails non lus

Quoi de plus frustrant que des dizaines, voir des centaires, et pour certain(e)s des milliers de mails non lus dans sa messagerie ?

Avez vous remarqué qu'à la veille des vacances, vous arrivez souvent à faire un ménage incroyable !
Quelles sensations avez vous ressenti alors ?
On est mieux non ?
Alors comment changer cet état agréable mais ponctuel avant les vacances en une bonne habitude quotidienne ?

Comment réussir à avoir une "inbox zéro"?  C'est à dire 0 mail non lu dans sa boite de réception !

Voici l'objet de 2 bons articles :
1 - http://www.journaldunet.com/management/expert/54537/parvenir-au--inbox-zero--ou-comment-venir-a-bout-de-sa-boite-mail.shtml y explique notamment :
  • Le fait d'atteindre le "inbox zéro" est un symbole ultime de productivité pour l'employé moderne.
  • Les mails non-lus pèsent sur notre conscience

  • Comment "une fête de rangement du garage" lui a permis d’arrêter de procrastiner. Alors pourquoi ne pas appliquer cette philosophie afin de dompter votre boîte mail ?

Entre autre ses quelques clés de base :
    • Désinscrivez-vous des newsletters et autres indésirables
    • Désinscrivez-vous de tous les groupes, listes ou sites de bons de réduction -> voir unroll.me ?
    • Créez des filtres et des dossiers qui trieront automatiquement vos mails dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception.
    • Annulez les mails de notifications. Rendez-vous sur les différents sites sur lesquels vous avez des profils, et désactivez les mails de notification.

Ainsi que les astuces personnelles notamment avec les mails qu'il est le plus difficile de supprimer, et ce que vous devriez en faire : les mettre dans des dossiers spécifiques au lieu de les laisser trainer dans votre boite de réception. Les dossiers sont les suivants :
    • Le dossier appelé "Il n'y a pas de mal à savoir dire non" contient les mails auxquels vous n'osez pas répondre par la négative.
    • Le  dossier appelé "Personnes avec qui je veux reprendre contact"contient les mails qui ne sont pas urgents, mais auxquels il faudra répondre dans un futur proche
    • Et le dossier appelé "Vive moi !" pour avoir un dossier pour se remonter le moral avec des commentaires positifs auquel vous pouvez jeter un œil lorsque vous passez une mauvaise journée. Dans celui ci sont classés les éléments qui vous donnent un sentiment d'accomplissement, mais qui ne nécessitent pas de réponse 
2 - http://inboxzero.com/video/

Inbox Zero: Action-Based Email from merlinmann

 

En résumé, encore la méthode anglosaxone 4D mais ... en 5 points clés :

  • Delete (or Archive)
  • Deleguate
  • Respond
  • Defer
  • Do 
Lorsque vous parcourez votre boite de réception, pour chaque mail : ne procrastinez pas, restez focalisé, et choisissez l'une des 5 options ci-dessus. 
Voila c'est tout simple mais terriblement efficace.
Posez vous les questions dans l'ordre indiqué ci-dessus c'est d'une ultime efficacité ! 

Envie d'approfondir ? Vous pouvez aussi consulter :

On retrouve encore la logique GTD (en simplifié) de David Allen. Pour en savoir plus sur celle-ci, quelques post du blog :
Par ailleurs, changer c'est un peu comme faire quelque chose de nouveau tout en arrêtant de faire l'ancienne... Bref, c'est 2 fois plus dur qu'on imagine! Et pourtant, il y a des trucs simples pour réussir à tenir de bonnes résolutions :

Zéro mail en Inbox, c'est facile à dire, pas toujours simple à tenir, et vous ?

jeudi 27 février 2014

La méthode pour gérer ses emails et donc son temps de Rémi Schimel

A lire : 

http://www.objectif-gagner.com/une-methode-pour-gerer-ses-emails-et-donc-son-temps/

En commentaires :

Excellents conseils !

Je travaille aussi avec Outlook (j'avais 2007 il y a quelques semaines, j'ai maintenant 2010 mais c'est pareil)
Si peu qu'on y consacre un peu de temps, on peut arriver à automatiser de manière impressionnante et à économiser un temps fou.

Je suis entièrement d'accord avec vous, les premières étapes sont effectivement de limiter les entrants (éviter que la pollution continue) et d'apprendre à traiter l'information.

Pour cela méthode GTD de David Allen est très puissante mais complexe à mettre en oeuvre... On peut donc commencer par les 4D : Do (Faire si inférieur à 5minutes ou même moins), Delete (Supprimer), Defer (Différer/plannifier), Deleguate (Déléguer et suivre). Simple et efficace.

Couplez tout cela avec une bonne gestion des priorités ... et des astuces qui vous évitent de passer du temps à rien faire... ou à les faire de manière inconfortable et "time consuming".

Pour ne citer qu'une astuce : faite vous des signatures standard pour tout.

La signature peut meme contenir "Bonjour, --texte à compléter--Cordialement, et votre signature". Cela vous évitera d'avoir à retaper 40 fois "Bonjour" dans la journée !

J'en ai même une contenant un message type pour déléguer à mes collaborateurs ! Le message donne quelque chose comme "Jean, peux tu t'en occuper stp, tiens moi au courant en cas de pb, merci, ton chef adoré" Simple, efficace, clair, ne me polluera pas sauf si nécessaire. Parfait !

Voila,
Pour en savoir plus, RDV sur mon blog http://email-facile.blogspot.fr/

@+


Comment mieux gérer vos mails grace aux 6 lois de la gestion du temps ?

Vous passez du temps à gérer vos mails ?

Soyez curieux :
Alors, si vous avez envie de passer moins de temps à gérer vos mails, vous pouvez utiliser à bon escient les 6 lois de la gestion du temps présentées ci après.

Les 6 lois de la gestion du temps :


 

Les 6 lois de gestion du temps from Stephane Dabas

  • La loi de Pareto (le 20/80) 

« Une minorité d ’événements est responsable de la majorité des résultats »
  • La loi de Carlson (les séquences homogènes) 

« Tout travail interrompu est moins efficace et prend plus de temps que si il est effectué en continu »
  • La loi de Parkinson (auto inflation) 

« Le travail se dilate jusqu’à remplir la durée disponible pour son accomplissement »
  • La loi de Laborit (la loi du désir ou du moindre effort) 

« Chacun a une inclination naturelle à d ’abord faire les choses qui lui font plaisir. »
  • La loi d ’Illich 

« Au delà d ’un certain seuil, l ’efficacité professionnelle décroît »
  • La loi de Taylor  

« L ’ordre avec lequel nous effectuons une série de taches influe directement sur le temps qu ’elles nous prennent »
 

Comment bien communiquer par e-mail ? Les astuces de Catherine Perrin


source : http://www.slideshare.net/CathPerrin/bien-grer-ses-mails

Quelques conseils précieux pour rédiger un mail :




    Supprimez vos mails de retour de vacances ?

    Vous rentrez de vacances, votre boite de réception est obèse ! Comment faire ?

    source : http://pierre-philippe.blogspot.fr/2008/04/les-clefs-du-succs-comment-grer.html


    Bien qu'assez radical, voila 7 conseils repris de la source et de la vidéo ci-dessus :

    1. La procrastination : remettre à demain, ce que vous pouvez faire aujourd'hui ! Dans quelques jours, ce qui était vraiment important vous sera rappelé. Donc supprimez tout ce qui ne parait pas important (ou classer dans un dossier "bon pour la poussière")
    2. Priorisez : le management par le haut : classez les e-mails par ordre alphabétique et ne répondez qu'à ceux des personnes qui sont importantes pour vous (patrons, clients, collaborateurs directs).
    3. Regroupez : la gestion par les conversations, triées par ordre alphabétique. Supprimez les doublons
    4. Le simulacre du bug informatique : vous repartez à zéro
    5. Le grand nettoyage. -> vous supprimez tout (cela fait peur mais cela fait du bien à la tete d'un coup !) Voir aussi article : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/6-conseils-pour-supprimer-80-de-ce-qui.html
    6. Le mail d'attente : "le réponssatous". Envoyez une réponse à tous ceux qui vous ont écris, et dites leur que vous allez mettre quelques jours à répondre. C'est comme les 4 ou 5 mails inutiles que les sites marchand vous envoies pour vous dire que votre commande a été accepté, puis que votre produit est en préparation, puis que la marchandise est partie, puis qu'elle va bientot arriver, puis qu'elle arrive ...puis ... vous aurez compris ... cela ne sert à rien, mais cela rassure le client. Du coup, il est moins casse pied ... Utilisez la même stratégie avec ceux qui ne vous ont pas oublié pendant vos vacances ;-)
    7. La stratégie d'évitement : changez d'adresse e-mail de temps en temps, seuls les mails vraiment importants vous parviendront, ça vous fera des vacances.
    En résumé : soyez sans pitié, supprimez tout sauf ce que vous aurez identifié comme vraiment urgent et important.

    Le 8ème conseil :

    8. Laissez votre message d'absence volontairement au moins votre premier jour de reprise ;-) cela vous laissera le temps de choisir parmis les 7 conseils cités ci-dessus. Ok ce n'est pas très "fair" mais si tout le monde s'est passé de vous pendant plusieurs jours, ils ne sont pas à un près. Non ?

    Mes préférés sont les astuces 2, 6, 1, et 3 :-), et vous ?

    jeudi 20 février 2014

    Outlook - Contre le correcteur d'orthographe !

     

    Mon avis : contre le correcteur

    Qu'on le rédige ou qu'on le reçoive, quelles sont les qualités et le but d'un e mail ?
    • destiné à la bonne personne
    • court, concis, clair, simple
    • efficace, voir efficient
    Sur ce dernier point, si l'on considère l'efficience comme le rapport entre le résultat obtenu par les ressources disponible, à savoir le temps passé... alors 2 paramètres influent grandement :
    •  Le temps que vous consacrez à le rédiger
    Or, tout ce qui rallonge le temps de rédaction d'un email peut être considéré comme disons peu utile. Imaginez que vous gagnez 2 minutes par mails envoyés. Combien de mails envoyez vous chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année ? Faites le calcul une fois et vous verrez le problème sous un nouvel angle ! (voir aussi le post : http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/un-e-mail-de-temps-en-temps-cela-fait.html)
     
    C'est la raison pour laquelle, on peut se passer du correcteur d'orthographe ! :-) ...même si on est dans un environnement professionnel.  Alors tant pis pour les fautes, mes fautes seront mes prochaines réussites ;-)

    Bien évidemment, à éviter sauf si vous avez une orthographe vraiment déplorable.

    Aller CONTRE :


    POUR Y aller :



    Aller un peu plus :

    Et pour les plus curieuses et curieux, vous trouverez bien d'autres astuces sous http://outlook.developpez.com/faq/?page=fonctionnalites

    Et vous votre avis, pour ou contre ?


    Comment rédiger un mail professionnel : les dix commandements




    L'excelente source autant sur la forme que sur le contenu, je ne peux que recommander d'y jeter un oeil : http://www.secrets-ecriture.com/comment-ecrire-un-email-professionnel-les-dix-commandements/


    Le mail est l’un des plus formidable instrument de communication. 
    D'après l'article cité ci-dessus, les dix commandements pour réussir écrire un email professionnel efficace :


    1) Ton email tu personnaliseras

    2) A ton destinataire t’adapteras

    3) Ton objet préciseras

    4) Les faits tu privilégieras

    5) Les zones de floues tu éviteras

    6) La politesse n’omettras

    7) Avec le SMS ne confondras

    8) Jamais à chaud n’écriras

    9) Court tu feras 

    10) Par une demande précise termineras (ex : quelle action nécessaire de la part de qui et pour quand ?)

    ... et voilà !

    Et l'image trouvé sur un autre bon article (mais en anglais) :
    http://masstransmit.com/broadcast_blog/6-tactics-for-effective-email-copywriting/


    Et vous quels sont vos bons conseils d'écriture ?

    mardi 18 février 2014

    Actu email : Est ce vraiment capital de réussir à traiter l'essentiel ?

    Un management qui s'avère capital :-)


    Merci à Sébastien Pierrot pour son article sous :


    Je n'ai pas encore fouillé, mais le dossier complet sur la thématique plus large semble tout aussi intéressant, le voila :

    Actu : Onecub pour vos mails perso ?


    Actu bonne pioche : une idée à creuser pour manager ses mails perso ...Probablement ?


    Source : http://www.20minutes.fr/magazine/secoacher/prendre-soin/quatre-sites-qui-vous-feront-gagner-un-temps-precieux-328497/  



    début extrait :

    Onecub met de l’ordre dans vos démarches en ligne et votre boîte mail

    Finaliste 2012 des Grands prix de l’innovation, Onecub veut faire gagner du temps aux internautes en allégeant le fastidieux tri de leur(s) boîte(s) mails. Le site se propose d’être le compte unique de vos inscriptions en ligne. Concrètement, une fois inscrit, l’usager bénéficiera d’une adresse mail @onecub.com qu’il pourra renseigner lors de toutes ses démarches en ligne (achats sur des sites de e-commerce, banque en ligne, newsletter de sites d’infos…). Il centralisera et catégorisera ensuite tous ces mails sur un tableau de bord clair et fonctionnel, évitant au passage l’afflux de spam vers votre boîte perso…

    et encore merci :


    fin extrait : 

    Le site : http://www.onecub.com/ et le blog : http://blog.onecub.com

    Leur vidéo est plutot attrayante, voyez plutot :
    http://www.youtube.com/watch?v=zk2yoCEBgic&feature=player_embedded

    ... Sinon créez une adresse mail par type d'utilisation

    En effet, une autre manière de faire consiste à avoir plusieurs adresse mail avec des fonctions bien spécifiques pour chacune d'entre elles. Cela fait des années que je le fais ;-) Par exemple :
    • 1 adresse mail perso pour vos amis, vos proches, votre famille... 
    • 1 adresse mail pour vos achats en lignes
    • 1 adresse mail pour toute les inscriptions et tous les autres trucs qui finissent par vous polluer (celle là vous pouvez même vous permettre le luxe de la supprimer et d'en créer une nouvelle)
    Seul inconvénient de taille => il faut être super rigoureux ! ... Mais cela marche plutôt bien :-)
    Dernier inconvénient, c'est probablement plus austère que d'avoir un truc dernier cri bien pensé. N'hésitez pas à poster vos commentaires si vous avez déjà essayé ce fameux onecub ou équivalent ?

    Et vous, vous faites comment ?

    PS : Le commentaire laissé en remerciement à http://www.20minutes.fr

    Merci beaucoup pour votre article !
    Le 4ème point sur onecub m'interpelle plus particulièrement.

    Une astuce parmi tant d'autre pour alléger le fastidieux tri de sa boîte mails, c'est d'utiliser autant d'adresse mail que de type d'utilisation... et que cela fait déjà gagner du temps.
    Malgré ce conseil simple et efficace, la solution onecub titille ma curiosité de geek :-).
    Et je n'ai pas pu m'empêcher de citer votre article sur mon blog :-)

    D'autres bonnes pratiques sont redoutablement efficace pour faciliter le tri, le traitement et l'archivage des mails de sa boite perso et pro.

    Pour cela, rendez vous sur mon blog ;-) !
    http://email-facile.blogspot.fr/
    @+
     
     


    12 bonnes pratiques pour un bon usage du mail

    De part sa facilité et sa rapidité d'exécution, l'e-mail est un moyen formidable de bien communiquer à condition de respecter quelques règles d'usage simple et efficace.

    bonne pratique de l'e-mail

    12 fondamentaux pour 1 bon usage de l'e-mail :

    12 bonnes pratiques pour gérer efficacement ses mailsL'un des premiers documents que j'ai pu lire pour améliorer ma gestion des mails, c'est le guide de "La bonne utilisation de l’e-mail en entreprise" (publié par le MEDEF !).

    Franchement, c'est une mine de très bon conseils (70 pages) ! Certaines parties sont assez orientées utilisateur du mail, d'autres sont plus dirigées chef d'entreprise et informatique.

    Entre autre, en terme de retour sur investissement personnel, la page qui me semble la plus importante à partager est celle-ci :

    (désolé pour la qualité, sinon voir en page 11 du guide complet)

    Nota : la règle des 4D pour faciliter le traitement de ses mails (voir point B3 ci-dessus)

    Les 4 D :

    Sources :

    • Pour lire la version complète :

    http://www.medef.com/fileadmin/www.medef.fr/documents/Guide_email/Guide_de_l_e-mail_3megas.pdf
    OU
    http://www.medef.com/medef-corporate/publications/fiche-detaillee/categorie/economie-1/back/110/article/la-bonne-utilisation-de-le-mail-en-entreprise.html

    • Pour les fiches de manière plus ciblée, vous avez aussi :

    http://www.innover-en-france.com/Bonne-utilisation-de-l-e-mail-en-entreprise_a23.html

    A savoir :

    - Fiche 1 - Les règles de bonnes pratiques de l’e-mail afin d’augmenter sa productivité
    - Fiche 2 - Les limites de l’usage de l’e-mail, au profit d’autres outils de communication et de collaboration
    - Fiche 3 Usages en mobilité
    - Fiche 4 Les aspects juridiques liés à l’utilisation de l’e-mail
    - Fiche 5 L’intérêt de l’e-mail comme outil marketing
    - Fiche 6 - E-mail et archivage
    - Fiche 7 - Que faire face aux comportements déviants ?
    - Fiche 8 - L’utilisation de l’e-mail sécurisé : chiffrement, signature
    - Fiche 9 - Les architectures nécessaires, ainsi que les choix possibles
    - Fiche 10 - Les smileys :-)
    - Dossier Complet - La bonne utilisation de l’e-mail dans l’entreprise

    Bonus :-)

    http://email-facile.blogspot.fr/2014/01/comment-gerer-efficacement-ses-emails.html